CURSO DE PLANEACION.
ETAPA 2: EXPRESION DEL PROBLEMA.
Juan Antonio del Valle F.
La base de esta Etapa 2, son los procesos construidos en la fase 1. El analista selecciona para este apartado sus análisis clave; esto es, escoge de todos los procesos identificados, los elementos y sus interacciones que constituyen la base más pertinente que explica mejor a la situación problema. Al final de esta etapa, el analista dibuja una descripción detallada del proceso, una "visión enriquecida" del sistema, dentro de la cual ocurre la situación problema. Esta se construye de modo diagramático. Esto es, los analistas necesitan ir agregando al documento textos y diagramas, con su propia visión, de tal forma que describa a la situación, dentro del proceso. A esto se le llama visión enriquecida (VE), la cual se utiliza como técnica de comunicación para con otros analistas del sistema, y resume todo lo importante de la situación y su contexto. La VE ayuda a los analistas de sistemas a dar a entender cuál es el contexto de la situación y a comprender que problema ocurre en él. En esta etapa, se investiga generalmente la estructura, las metas, el control de los recursos, los hechos, los problemas y las fuentes del conflicto de la organización.
Uno puede comenzar a bosquejar los límites del sistema, buscando los elementos de la estructura en las áreas problemáticas tales como, tipos del producto, la disposición geográfica. El paso siguiente es buscar los elementos de proceso, para mostrar qué es lo que está fluyendo: información, servicios, recursos, etc. La liga entre la estructura y proceso muestra el clima de la situación. La visión enriquecida contiene todos los hechos importantes de la situación de la organización y también los hechos suaves o subjetivos, tales como las reglas sociales que son importantes para la gente del problema, clase de comportamiento previsto de la gente en estos papeles, y aquellas cosas por las que la gente se preocupa. ¿Es necesario que la visión enriquecida represente a los sistemas, donde se pueda describir a la situación? ¿en qué sistemas existentes piensa el responsable? En este caso, los sistemas significan un agrupamiento de gente, infraestructura, objetos y todas aquellas actividades que son significativas para el conjunto. La primera cosa a hacer al bosquejar la visión enriquecida, es poner el nombre del sistema en cuestión en una burbuja grande en el centro de la página.Entonces, se trazan otros símbolos para representar a los subsistemas, las instituciones, los sistemas de infraestructura, a la gente incluso si es posible y las cosas que se correlacionan dentro y fuera de la situación. Una vez finalizado el bosquejo de la visión, es esencial identificar las tareas primarias que la organización debe realizar para sobrevivir, e indicar los hechos implicados, como si el comportamiento que resulta de ellos pudiera conducir a la falla del sistema. Es posible que los hechos sean entendidos en esta etapa, si no, es muy importante tener una comprensión mejor de ellos. Checkland lo plantea incluso de esta manera: además de la lógica de la situación, la "visión enriquecida" también intenta capturar el valor de los juicios de la gente sobre su "sensación" de la situación.
La situación problema tiene que ser investigada por el analista, es decir, en lo posible son necesarias sus vivencias sobre la naturaleza de la situación. En esta etapa, el analista desarrolla una descripción detallada, una "visión enriquecida" del sistema, dentro de la cual ocurre la situación problema. Esto se hace de modo diagramático en lo posible.
A través de ir recopilando la información, ustedes los analistas-alumnos necesitan ir construyendo un documento, con textos y diagramas, con su propia visión que describa a la situación, dentro del sistema. A esto se le llama visión enriquecida, la cual se utiliza como técnica de comunicación con otros analistas del sistema, y resume todo lo que se sepa de la situación. Ayuda a los analistas de sistemas a entender cuál es el contexto de la situación y a comprender que problema ocurre.
En esta etapa, se investiga generalmente la estructura, las metas, el control de los recursos, los hechos, los problemas y las fuentes del conflicto de la organización. Uno puede comenzar a bosquejar la visión enriquecida buscando los elementos de la estructura en las áreas problemáticas tales como los límites del sistema, tipos del producto, la disposición geográfica. El paso siguiente es buscar los elementos de proceso, para conocer qué es lo que está pasando, por ejemplo el flujo de información, el flujo de servicios. La liga entre la estructura y proceso muestra el clima de la situación.
La visión enriquecida contiene todo los hechos importantes de la situación de la organización y también los hechos suaves o subjetivos, tales como los reglas sociales que son importantes para la gente, clase de comportamiento previsto de la gente en estos papeles, y aquellas cosas por las que la gente se preocupa. ¿Es necesario que la visión enriquecida represente a los sistemas, donde se pueda describir a la situación? ¿en qué sistemas existentes piensa el responsable?. En este caso, los sistemas significan un agrupamiento de gente, infraestructura, objetos y todas aquellas actividades que son significativas para el conjunto.
La primer cosa a hacer al bosquejar la visión enriquecida, es poner el nombre del sistema en cuestión en una burbuja grande en el centro de la pagina. Entonces, se trazan otros símbolos para representar a los subsistemas, las instituciones, los sistemas de infraestructura, a la gente incluso si es posible y las cosas que se correlacionan dentro y fuera de la situación.
Una vez finalizado el bosquejo de la visión, es esencial identificar las tareas primarias que la organización debe realizar para sobrevivir, e indicar los hechos implicados, como si el comportamiento que resulta de ellos pudiera conducir a la falla del sistema. Es posible que los hechos sean entenddos en esta etapa, si no, es muy importante tener una comprensión mejor de ellos.
Checkland lo plantea incluso de esta manera: además de la lógica de la situación, la "visión enriquecida" también intenta capturar el valor de los juicios de la gente sobre su "sensación" de la situación.
El mundo real de la actividad organizada es muy complejo. La intención dentro de la SSM es usar modelos de sistemas de actividad propositiva para ayudarnos a estructurar esa complejidad. Es necesario entrar a investigar en el mundo real para intentar describir y entender la naturaleza de la situación, para que este proceso intelectual contribuya a esa comprensión. Es también necesario emprender después otra transición de regreso para hacer que algo pase como resultado de esa actividad intelectual. La preocupación de este capítulo es con la primera de estas transiciones.
La preocupación principal aquí es haber tenido alguna inmersión en el mundo real (ustedes los alumnos-facilitadores al menos en la información recabada y vivida) para después saber en otra fase de la SSM, cómo usar el conocimiento ganado para seleccionar esos sistemas que serían útiles de modelar.
Se requiere una manera de expresar la situación para que el estado de comprensión real sea hecho explícito
Una manera útil de lograr esto es a través de lo que es conocida como una 'visión enriquecida' Esto literalmente es una visión de como entendemos la situación, cómo es tomada que sea. Incluye las entidades organizacionales de interés, las relaciones entre ellas, los papeles de importancia clara, los problemas, las áreas de conflicto, etc. Se usan símbolos para representar entidades y papeles; dónde sea apropiado se usan flechas, de varios tipos, para expresar las relaciones. Para que la imagen sea coherente, los símbolos y las flechas deben ser escogidos con cuidado. Esos símbolos y flechas que parecen ser los mismos deben significar lo mismo.
Los ingenieros tenemos facilidad para entender esas representaciones. Uno de los mejores ejemplos para una visión enriquecida es un mapa de un estudio de Topografía. Ésta es una representación explícita de un pedazo de terreno, en lugar de una situación organizacional, pero su simbolismo es consistente y esto lo hace fácil de interpretar. Una visión enriquecida de una situación organizacional requiere el mismo grado de consistencia dentro de esa imagen, aunque el estudio de Topografía mantenga la consistencia de significado de mapa a mapa. Así un cuadrado con una cruz siempre es una iglesia con una torre, nunca es una iglesia con una aguja. Este traslado de consistencia no requiere que sea de organización a organización, esto es la visión enriquecida no necesita ser transferible, pero la consistencia es esencial dentro de cada imagen.
La ventaja de una representación pictórica sobre el texto es que la información dentro de la imagen puede procesarse mentalmente de forma simultanea considerando que, con el texto puede procesarse sólo consecutivamente, es decir como se vaya leyendo. Esto es particularmente valioso para entender esa información que se preocupa por las relaciones. También la interpretación de la situación es hecha explícita a través de una imagen, considerando que con el texto la interpretación de lo que se ha leído permanece en la mente. Esto es particularmente importante cuando un grupo de analistas está implicado. La construcción de la imagen permite identificar diferencias de interpretación y permite consensar acuerdos sobre la interpretación a ser tomada. Así el grupo de analistas puede enfocarse en el análisis a sabiendas que todos están refiriéndose a la misma situación. Si surgen diferencias de interpretación durante el análisis, algunos compromisos tendrán que haberse generado y será tanto más difícil de alcanzar un acuerdo. Un pequeño compromiso habrá sido generado en la fase de la construcción pictórica, puesto que esto es anterior al análisis, tal que el acuerdo sobre la interpretación sea relativamente impasible.
Es por ello que en la construcción de la imagen es importante la consistencia, desde punto de vista de la interpretación; es la imagen completa lo que es importante como una fuente de inspiración sobre qué sistemas de actividad propositivos sería útil generar. La asimilación de la importancia de las relaciones, los problemas, etc. es lo que lleva a la elección de sistemas pertinentes, es decir aquello que está basado en lo que se dice en la imagen. Aquí el viejo adagio de que una imagen vale más que mil palabras, demuestra ser verdad.
Debido al grado de variedad contenida en cada situación problema, se necesita gran flexibilidad en el uso de símbolos y flechas. Hay sin embargo, cierta simbiosis que tiende a aparecer en la mayoría de las visiones enriquecidas y una selección se da en Figura 3.5. que se entrega en clase. Esta lista no es exhaustiva y hay la libertad para usar alternativas y crear nuevos símbolos para representar hechos particulares, debe mantenerse. La mayor coherencia en las imágenes se logra cuidando el uso de flechas. Sin embargo, éstas tienden a ser insertadas por accidente de tal forma que todas las flechas se parecen pero tienen una multitud de significados. Dentro de los visiones mal construidas, las mismas flechas pueden representar relaciones generales que no son especificadas; ellos también representan el flujo de la información, flujos de materiales, comunicación, entradas de varios tipos, las declaraciones sobre algo y así sucesivamente. Sí el mismo tipo de flecha se usa para ilustrar todas estas facetas de una situación, la imagen se pone ininteligible.
También otros símbolos más complejos que son necesarios podrían generarse para representar características. En la situación de Meccano el proceso operar es viejo; es muy más fácil y más rápido insertar la palabra ‘viejo' que representarlo como un proceso festoneado con telarañas. Una representación pictórica si puede incluir palabras pero debe haber un equilibrio entre los símbolos y palabras. El aspecto importante de construcción de la imagen es que debe ser capaz de ser procesado como una imagen total. Palabras individuales insertadas en la imagen no destruyen esta faceta. La inserción de frases hace, sin embargo, que las frases tengan que ser leídas. Una visión enriquecida es de gran ayuda al grupo resolviendo el problema, esto es, los analistas. Así esta información gráfica es esencial para ese grupo. Cualquiera que sea el contenido dentro de la visión enriquecida, debe incluir referencia a los tres papeles del analisis social, investigación cultural. Una imagen generalizada de estos papeles y sus relaciones se ilustra en la parte superior de Figura entregada en clase. Esto muestra una interacción entre la situación problema y la actividad de resolver problemas dentro de un sistema de solución del problema. Los tres papeles se ilustran dentro de sus contextos respectivos. El cliente está definido como el papel que causa la interacción entre la situación y la actividad de resolver el problema. Este papel (el cliente) proporciona la finanzas para permitir que sea consolidada la interacción y define sus atribuciones. El solucionador del problema es el papel que define y entiende el proceso intelectual, lleva a la formulación de recomendaciones y puede ser un individuo o un grupo de analistas. El papel de propietario(s del problema) es el individuo o el grupo nombrado por el solucionador para ser útilmente considerado como los potenciales 'dueños del problema y son quiénes proporcionarían las visiones útiles en el rango de percepciones de la situación los cuales podrían proporcionar la fuente de pertinentes sistemas. Debe darse énfasis a que éstos son los papeles, aunque un individuo podría ocupar los tres papeles. Éste fue el caso en un proyecto interesado en la organización de una Mesa Directiva para una Preparatoria en Cumbria. Yo fui el presidente de los Gobernadores, dice Wilson, y me preocupé por los requerimientos de un cuerpo gobernante en lugar de asumir la responsabilidad de la dirección de la escuela. Decidí usar a la SSM como el proceso intelectual que llevara a un análisis de estos requerimientos y una estructuración eventual de la Mesa Directiva en el manejo de los grupos. Así yo causé que un estudio de planeación tuviera lugar (como si hubiera sido el cliente). Yo hice el análisis (como el solucionador del problema) y fue mi preocupación que yo manejara el análisis (así yo fui el dueño del problema). Éste es sólo ul caso, como cuando usted está resolviendo su propio problema. En general, individuos diferentes ocupan los tres papeles. El sistema de planeación de la Preparatoria es un sistema de actividad determinado y puede derivarse a través del mecanismo de definición raíz. Esto podría hacerse en cualquier situación problema y ser específico a él. Tal análisis es útil ya que define el enfoque a ser adoptado, las habilidades y capacidades requeridas en el grupo facilitador del problema y los procesos de dirección necesarios en la ejecución de las actividades solucionadoras del problema. Sin embargo para indicar el tipo de análisis, un sistema genérico resolvedor del problema puede ser derivado. Una definición raíz se formula en Figura 3.6 junto con su análisis CATWOE. - El modelo conceptual resultante se muestra enseguida (Este diagrama fu entregado en clase, en inglés) La actividad superior-izquierda,'Entender la naturaleza de la situación problema', es la actividad que se enfoca a la producción de la visión enriquecida. Esta comprensión lleva a la selección de conceptos y metodologías considerados ser los apropiados. Esto es completamente general por lo que los conceptos pudieran ser basados matemáticamente, o basados en cualquier otra disciplina. Aquí, claro, nos preocupan los conceptos y las metodologías que están basados en la SSM. La esencia de este capítulo es la transición de la actividad 'Entender la naturaleza de la situación problema' a 'Seleccionar los conceptos y metodologías considerados ser los apropiados'. La visión enriquecida ayuda a la comprensión de tal forma que está disponible para ayudar a la selección.¿Qué es la comprensión y cómo puede lograrse?
Para entender los temas de Planeación sobre algún asunto, necesitamos considerar antes estas dos preguntas. Una técnica del diagramación usada en algunos proyectos de desarrollo de la planeación, la llamada visión enriquecida se usará para contestar estas preguntas y ayudará a nuestro aprendizaje de hacer Planeación.
Un énfasis sobre este asunto está en aprender a través de entender en lugar de aprender a través de la memorización.Las personas describen a la comprensión de muchas maneras, por ejemplo:
+Tener una visión clara
+Descubrir el enigma
+Tener una versión propia de los hechos
+Tener un antecedente al que el nuevo material podría enlazarse
+Poder explicar un concepto a otros, entre ellos al jefe
+Saber cómo y cuándo aplicar un concepto a nuevas situaciones.
Una comprensión también puede ser considerada de una manera lógica. Considere comprender la manera que una compañía opera, en particular una compañía con una oficina central y sus sucursales regionales, por ejemplo. Una posible visión enriquecida del funcionamiento de una planta de una compañía se presenta enseguida.
Podemos ver que una comprensión del funcionamiento de la compañía requiere:
/Saber qué partes constituyen a la compañía (esto es, la dirección de compañía, los proveedores)
/Saber sobre cada parte (esto es, saber sobre el funcionamiento de los esquemas de dirección)
/Saber sobre los eslabones entre las partes (esto es, como el proveedor se relaciona con la cabeza de la oficina para las facturas, órdenes y pagos)
Una comprensión de cualquier concepto tiene los mismos tres componentes: las partes, el detalle de cada parte y las relaciones entre las partes.
Una comprensión sólo puede lograrse a través de una intención de entender, esto es, una intención para familiarizarse con las partes, los detalles de cada parte y las relaciones entre las partes.
Una intención para memorizar algún asunto material significa que una comprensión no puede lograrse. Si la intención del proceso de aprendizaje es memorizar, ningún esfuerzo se hace para unir las partes juntas. ¡Una comprensión no es posible!El material memorizado se olvida en poco tiempo, después del examen, y es, por consiguiente, de poco uso en nuestras carreras. Una comprensión dura mucho tiempo. Dado que las partes de una comprensión están relacionadas, una sola sugerencia del ambiente puede evocar nuestra comprensión de un concepto.
Una comprensión usa y construye sobre lo que ya sabemos. Por ejemplo, una componente de la compañía es el Banco. Podemos usar nuestras experiencias personales sobre Bancos para proporcionar el detalle de la parte del Banco de la compañía. Otra parte de la compañía es la Jefatura de dirección, podemos por ende saber que son las Juntas de dirección en un asunto como por ejemplo la Introducción al Negocio o el comportamiento de la organización. Nuestro conocimiento de otras materias ayuda a nuestra comprensión de los asuntos de la compañía. Pudimos haber sido un cliente en una compañía lo cual puede darnos una visión de otras partes de la compañía y las relaciones entre esas partes.
Para aprender a entender debemos unir los diferentes componentes de la materia, y relacionarlos a las ideas de otros temas y a nuestra propia experiencia. La visión enriquecida proporciona una manera diagramática de desarrollar y representar una comprensión. Ellos pueden usarse para varios propósitos específicos, como para:
resumir las ideas de un libro de texto que usted quiere entender completamente
organizar juegos de ideas que son complejas y difíciles entender
clarifique pasajes de texto que no se escribe bien
resumir las notas de la conferencia
organizar las ideas para escribir los ensayos o hacer los discursos
Hacer una revisión de los exámenes.
desarrollar su entendimiento
inspeccionar su comprensión
La visión enriquecida puede ayudarnos a identificar fuerzas y debilidades entendiendo. Dibujar una visión enriquecida de un concepto particular o de una idea involucra los pasos siguientes:
-Identificar las ideas principales, las condiciones, las partes de su comprensión.
-Usar los iconos para representar su comprensión de las ideas, las condiciones, las partes.
-Dibujar las líneas entre condiciones que están relacionadas, y dibuje o escriba en cada línea un icono o frase que identifica la naturaleza de la relación.
Dibujar y describir las relaciones puede ser parte del proceso comprensivo. Si no podemos ver el eslabón inmediatamente entre dos partes, necesitamos pensar sobre él.