Se intenta establecer el sistema donde se ubica la situación donde se percibe el problema, por ello se le denomina situación problema. Es una declaración de características que definen a la situación problema
Al iniciar esta etapa 1 damos como un hecho que el analista conoce la problemática. Es un conocedor de esa problemática.
Los pasos imprescindibles a seguir, entonces, son los siguientes.
Lo primero que habrá de discutirse en esta etapa 1 es convencer al lector que el problema es suave. Si fuera un problema duro, la metodología de los Sistemas Suaves nada tiene que hacer para su solución. Esto puede hacerse argumentando que no existe una técnica, procedimiento, o proceso cuantitativo,o incluso una fórmula para su solución global; puede ser que parcialmente si se usen las técnicas cuantitativas, pero no son suficientes. El hecho de que en la solución global se necesiten considerar personas, sea en aspectos políticos o sociales, nos aseguraría que es necesario usar la SSM.
La situación problema o problemática juega un papel de motor de la planeación, por lo cual es necesario describirla completamente en el documento del estudio:
Primera visión de la situación, generalmente vaga y a veces equivocada. Se pueden documentar los principales síntomas, algunos datos aislados disponibles, creencia respecto a las causas. Conviene anotar juicios preliminares, pero no hacer compromisos con ellos.
¿Cuál o cuáles son las principales situaciones problema?
¿Cómo se considera que se gesta el problema?
¿Qué repercusiones se esperan para el futuro?
¿Que sugiere la situación problema hacer y que se debe evitar?
¿Cuáles son las restricciones a considerar?
Sea un sistema cualquiera, pudiendo ser un sistema de infraestructura de ingeniería civil, en el que se pueda observar que se presentan manifestaciones de la realidad que nos permitan afirmar que existe diferencia con lo que pudiéramos desear o esperar que sucediera, entonces, podemos decir que hay una problemática.
Esta problemática de observarse, solo está implicando la existencia de síntomas que posiblemente o no, sean la manifestación de un problema real. Sin embargo, la problemática vista así, sería el detonador para iniciar un proceso de planeación.
Un ejemplo es la problemática de la inundaciones en la región sureste de México, donde definitivamente consideramos que la cruel realidad vivida por su población dista mucho de lo que pudiéramos esperar o desear, por lo que observamos que existe una problemática, ésta no obstante, solo sugiere la existencia de un problema, posiblemente la falta de infraestructura hidráulica. Sin embargo, esta problemática solo está sugiriendo la necesidad de iniciar un estudio de planeación, donde se diagnostique la situación prevaleciente y se identifiquen y diseñen acciones de solución.
Así, podemos afirmar que la conceptualización más simplificada de Planeación es que se trata de una metodología para la solución de problemas, donde el detonador y motor para aplicarse es la problemática identificada.
No obstante, para fines de entender ampliamente este concepto de problemática, podemos apreciar que existen dos clases de sistemas, aquellos que se encuentran ya en funcionamiento y aquellos sistemas por establecerse. A los primeros, por su desempeño ya pudiéramos atribuirles una serie de problemáticas. Sin embargo la Planeación también es útil para establecer un sistema nuevo donde la problemática, como motor para iniciar el proceso de planeación, proviene de un suprasistema, esto es, donde se ha identificado al sistema en cuestión como una solución a un problema ya diagnosticado.
No obstante, la idea de problema es, por si misma muy compleja, y la noción de que puede encontrarse una solución que elimine el problema puede, en ocasiones, representar un ingenuo punto de vista en la actividad de solución de problemas.
Es evidente que hay situaciones en que el problema puede definirse en términos muy simples, por ejemplo aprobar este curso de planeación, entonces el problema puede definirse con mucha facilidad y se reconocerá como solución atender las reglas propuestas por el profesor.
No obstante, esta clase de problema definido como sencillo, representa un extremo del espectro de problemas, el cual se extiende hasta por ejemplo, la clase de problema que enfrenta el Gobierno de México: ¿Cómo enfrentar a la pobreza extrema? Es difícil prever una solución a esa situación y que sea reconocida como tal por todas las partes relacionadas. La diferencia es la complejidad de los sistemas; al problema calificado como sencillo se dice que constituye un sistema duro, mientras que al segundo se le dice sistema suave o blando.
No todos los sistemas en que actúan los ingenieros civiles son duros, quizás los más abundantes a los que se enfrentan pertenecen al rubro de suaves.
En sentido inverso de complejidad, un ejemplo de sistema suave sería la relación de noviazgo de Pepe y Paty, mientras que un sistema duro sería la base datos de todo el alumnado de la UNAM.
En esta parte del curso, resulta muy conveniente seleccionar ya al sistema de infraestructura que cada uno de los alumnos va a estudiar en el curso, por lo que el cuestionario 2 contiene entre otras, estas definiciones a realizar, además de la identificación de la problemática. Abra por favor la página del cuestionario y medite sus respuestas ya que implican definiciones de las cuales dependerá su proyecto y por consecuencia su desempeño del curso.
¿Para qué deberá servir este estudio de planeación que se inicia?
¿Qué resultados se aspira alcanzar?
Es momento de poner en práctica nuestras habilidades de establecer sistemas, ver la situación como un sistema.
Deberemos definir al sistemas a través de listar sus elementos. Esta es la oportunidad para establecer los límites o fronteras del sistema. Recordemos que nos interesa definir los límites del sistema que la investigación considerará.
Los elementos serán entonces personas o grupos de personas, y cualquier cosa que nuestra imaginación nos permita suponer. Todos aquellos elementos que tiende a cambiar muy poco o nada, sería lo que forma la estructura del sistema.
En esta etapa 1 se sugiere ayudarse con herramientas que ayuden a enriquecer la visión de la situación problema. Entre estas herramientas podemos están el “Diagrama de Ishikawa” o “Diagrama de Espina de Pescado”. Además se puede ejercitar cualquiera de las aplicaciones existentes en el mercado de mapas mentales.
El sistema concebido hace algo, claro donde se ubica la problemática. Para definir esa actividad habrá que visualizarla como un proceso o grupo de procesos. Esas fronteras deben albergar a los elementos del sistema que intervengan en los procesos.
La situación problema se visualiza por la falta de armonía entre el proceso y la estructura.
Deberá recordarse que la información pertinente a recolectar estará influenciada por la problemática preliminar, antes identificada, sin embargo, algunos aspectos estructurales sobre los cuales necesariamente habrá que recopilar información son los siguientes:
-Estado actual del sistema. Qué aspectos y qué parámetros lo definen.
-Historia pertinente del sistema. Descripciones y series de datos.
-Amenazas, oportunidades y/o aspiraciones para el corto, mediano y largo plazo.
-Objetivos preidentificados
>La intención de este apunte dar una serie de consejos para obtener mejores resultados en esta etapa de colectar la información pertinente a la situación problema, necesaria en cualquier trabajo de planeación.
>Es necesario recolectar tanta información como sea posible, aunque no cualquiera, de una amplia gama de fuentes que sean relevantes al sistema donde se ubica la situación problema, estas fuentes incluyen a instituciones públicas, empresas paraestatales, empresas privadas, personas conocedoras, etc.
Cada ente tiene una diversa opinión sobre el problema, por lo que los analistas pueden recopilar mucha diversidad de información, incluso contradictoria. Haciendo esto, el alumno-analista tendrá una comprensión más profunda del problema y un amplio rango de visiones de la situación.
Los conductos para lograrlo pueden variar en cada caso y cada alumno seleccionará las fuentes según las necesidades y sus posibilidades. Se recomienda empezar por las fuentes de amplio acceso y de uso cotidiano como periódicos y revistas; esta actividad de búsqueda puede ser casual y deberá hacerse permanentemente mientras dure el estudio. En estas fuentes habrá que tener cuidado con los datos, suelen no ser correctos, pero en general identifican de manera actualizada problemáticas, situaciones, responsables, etc.
Otra fuente de uso muy actual es Internet, ya que regularmente todas las instituciones, empresas e incluso personas cuentan con una amplia gama de páginas, las cuales regularmente tienen correo electrónico, por el cual es posible preguntarle particularidades a un responsable. En México ya todas las instituciones públicas o empresas descentralizadas tienen presencia en Internet, solo es cuestión de conocer quién es la institución encargada del sistema donde se presenta la situación problema. En cada caso es muy conveniente buscar a través de los motores de búsqueda como Google, tanto las páginas nacionales como las internacionales. En muchas ocasiones es conveniente buscar a través de palabras clave la situación problema, es probable que alguien investigue sobre este tema.
Otra instancia de conducto a la información es la solicitud en las propias oficinas de las instituciones; en estas fuentes habrá que hacer un plan sencillo para solicitar la información; cuando nos proporcionen información es muy posible que, aparentemente no tengan la información sobre la situación problema específica, sino que habrá que solicitar información colateral o afín. Preguntar también a los funcionarios o empleados conocedores del tema, disponibles en la institución.
Una bibliografía necesaria para cualquier tema será el Plan Nacional de Desarrollo actual donde se tendrá que ubicar al sistema en cuestión, esta es una tarea obligatoria para todos.
Si fuera posible, convendría mucho acceder a los programas de mediano plazo de cada sector y a sus programas operativos anuales. Estamos también en la discusión del presupuesto anual, ¿no ubicar a nuestro sistema en él?.
En general, es necesario mirar la estructura de la situación del problema en términos de señalar esa estructura y su disposición física para entender cómo se manejan las actividades implicadas.
En esta etapa, con esta información recopilada el alumno tiene que hacerse de una amplia cultura en el tema, usted tendrá que ser un gran conocedor. Siempre, a todo lo largo del estudio e incluso de su vida, el alumno estará aprendiendo del tema referente al sistema.