HERRAMIENTA PARA LA FASE DE COMPARACION: LA CRUZ MALTESA
Se describe la técnica denominada Cruz Maltesa, útil como ayuda en la toma de decisiones al estudiar un sistema, a través de sus subsistemas de información. Sin embargo, la técnica en si misma esta empotrada en un enfoque particular de sistemas, la Metodología de Sistemas Suaves, la cual usa conceptos sobre sistemas de actividad humana, es necesario por consiguiente describir el contexto en el cual la Cruz Maltesa puede ser usada.
La información es un recurso tan importante para el éxito o fracaso de una organización como cualquier otro recurso. Los sistemas de información existen con objeto de aportar datos procesados a los directores, datos que les permiten manejar aquellas actividades que están bajo su responsabilidad. Por lo tanto, los directores, organizacionalmente, deberán estar involucrados en la forma como los sistemas de información son derivados y diseñados.
Una importante consideración en el proceso de análisis, precedente al diseño, es la relación entre la estructura de la organización, la definición de reglas de dirección en esa estructura y la red de sistemas de información apoyando a la dirección.
El organigrama de una organización define (en algún momento) quien es responsable de qué, en términos de reglas. La especificación del trabajo (no necesariamente en el mismo momento) es lo que un área de la organización tiene como responsabilidad. Estos dos aspectos no son actualizados con frecuencia, en términos de sistemas de información.
Continuamente se dan reorganizaciones y cada una de las áreas modifica las especificaciones de su trabajo de acuerdo a su percepción particular de la reorganización. Ambas cosas ocurren sin que exista una estimación global de las implicaciones totales del proceso adaptativo correspondiente. Esto no significa que necesariamente un análisis de información deba preceder a un rediseño de la organización. Si significa, sin embargo, que la especificación de una red de información, sirviendo a las necesidades de la entidad como un todo, debería no hacerse tomando solamente como base las necesidades establecidas por los directores, individualmente.
Las Ventajas de la Cruz Maltesa.
Puede actuar como puente entre los desajustes epistemológicos de percepción y realidad.
Evita duplicación de datos, parcialmente satisface los principios de un buen diseño del banco de datos.
Evita huecos de información ya que mantiene buenos principios de análisis y diseño.
Relaciona a la organización con el organizador que el nuevo sistema apoyará.
Las entidades también deben unirse con el análisis y diseño de LDS.
Sin embargo varios existen inconvenientes en esta fase:
La fase final de formular recomendaciones para el diseño de IS queda abierta.
Más fácil de contaminar el análisis (Prior 1990).
Ninguna atención real han jugado los principios de interfase humana de la computadora.
1 LA NECESIDAD PERMANENTE DE ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS.
La comunicación en las organizaciones requiere configurar y operar sistemas de información, los cuales utilizan importantes recursos en la forma de computadoras o mano de obra o ambos. Estos sistemas de información son vitales para la operación efectiva de la organización, pero con objeto de ellos tengan efectividad en los costos, necesitan periódicamente ser evaluados.
Existen dos hechos en el desarrollo de sistema de información que necesitan ser considerados en tales evaluaciones:
Puesto que la organizaciones existen en un medio cambiante y ellas mismas están cambiando continuamente, los sistema de información necesitan ser examinados continuamente.
Dada esta situación cambiante, nuevos sistema de información necesitan ser desarrollados alineados a aquellos que ya existen. Estos desarrollos deberán ser entendidos en tal forma que, los métodos de procesamiento a la información representen un uso coherente y eficiente de los recursos.
Como resultado de la aplicación de las ideas de sistemas en una amplia variedad de organizaciones, un enfoque ha sido desarrollado que es particularmente apropiado para la evaluación en cuestión.
El propósito de la fase de análisis es responder a la cuestión: ¿quien, en términos de reglas, necesita información y para que propósito? No hay necesidad, en esta etapa, de establecer la relación con el ¿cómo deberá ser provista la información?.
La fase de diseño decide la información que es procesada porcomputadora y cual por métodos manuales, la fuente de los datos y define aspectos tales como que los datos estén contenidos en una base de datos central o distribuida.
El enfoque descrito aquí supone que hay sensibilidad para derivar necesidades de información, sobre la base de un modelo de organización particular, el cual es de la estructura de la organización y entonces, solo entonces, relacionar los flujos de información con el conjunto existente de reglas de dirección. En términos esenciales, el enfoque consiste de las siguientes etapas:
Desarrollar una descripción de las actividades de la organización (o de alguna de sus partes) bajo revisión, esto es, desarrollar un modelo de tareas primarias. Dependiendo de la escala del estudio, puede ser necesario derivar varios modelos de actividad a distintos niveles de resolución, con objeto de describir completamente a las necesidades de información.
Derivar categorías de información requeridas para soportar las actividades de los modelos y las actividades particulares de las cuales la información puede ser obtenida.
Para una estructura de organización en particular, definir las reglas de dirección en términos de la responsabilidad de toma de decisiones sobre las actividades que un área operativa existente tenga asignadas. (Si la estructura de la organización no es una restricción), Un enfoque ha sido también desarrollado y posibilita que estas reglas sean definidas sobre la base de la descripción desarrollada en el punto 1.
Usar estas definiciones de reglas para convertir los flujos de información de actividad a actividad en los flujos de información de “regla a regla”, esto es, definir las necesidades de información particulares de un área operativa basándose en el análisis de las actividades de que es responsable.
Definir las necesidades de un sistema de información que solucione las necesidades de desempeño de las actividades que soportan a cada sistema, tal que una red coherente pueda ser desarrollada haciendo uso eficiente de los recursos de computación o mano de obra.
La etapa 4 define el patrón de flujo mínimo de información, esto es, quien es responsable de abastecer cierta información y para quien (el propósito habrá sido aportado por la etapa 2). La etapa 5 define al conjunto de procedimientos a la información que representan un uso eficiente de los recursos. Esta es la etapa mas larga, incluye el proceso de diseño. Sin embargo, para el propósito de este artículo, el énfasis está puesto sobre el proceso de análisis, anterior al diseño, puesto que, a menos que este dado, el resultado final será menos que satisfactorio, Sin embargo, hace excelente al diseño.
Es improbable que un estudio de esta clase sea emprendido en un contexto de “campo fértil”; por lo tanto se requerirá que algunos medios desplieguen los procedimientos de proceso a la información ya en existencia, junto con sus interacciones, de tal forma que se tomen decisiones completamente informadas con los procedimientos sobre conservarse, crearse o desarrollarse nuevos y/o que se discontinúen los existentes. Es para este particular proceso de decisiones por lo que la Cruz Maltesa fue derivada.
2 ESTRUCTURA Y CONSTRUCCIÓN DE LA CRUZ MALTESA.
En esencia, la Cruz Maltesa es un arreglo de cuatro matrices. La mitad superior contiene las actividades tomadas del modelo de actividades (derivado de la etapa 1 del enfoque descrito en la sección previa) junto con la indicación de los flujos de información de actividad a actividad (etapa2). La mitad inferior contiene una declaración de los procedimientos de procesamiento a la información existentes
Figura 4.1 Estructura de una Cruz Maltesa.
El eje norte es un listado del conjunto de actividades que constituyen el sistema relevante de tareas primarias para la organización bajo estudio o de un área de ésta en particular. Los ejes este y oeste son idénticos y contienen las categorías de información consideradas esenciales para el soporte de las actividades a este nivel de resolución. El eje oeste (representa a las entradas) es la imagen espejo del eje este (representando las salidas).
El eje sur es un listado de los procedimientos de procesamiento a la información y representa el estado existente de la red de procesamiento a la información anterior a la revisión. Si el propósito de la revisión es examinar el potencial del procesamiento basado en computadora de una red manual existente, la mitad inferior de la Cruz Maltesa representara a los sistemas manuales completos, ilustrando su extensión y las interacciones. Si la situación es enteramente campo verde, la mitad inferior estará en blanco.
Refiriéndonos a la Figura 1, la x en el SW de la matriz indica que el dato perteneciente a la categoría de información I1 es usado por IPP2 para producir una salida procesal en la categoría de información I2 (matriz SE).
El NW de la matriz, muestra que esta categoría de información I2 es requerida como entrada para las actividades A2 y A3
La x en el NE de la matriz muestra que la categoría I1 es producida emprendiendo la actividad A1 y por lo tanto esta actividad ( o la dirección responsable de la actividad A1) tiene la posibilidad de actualizar la categoría y así proveer datos oportunos como entrada a IPP2. Lo significativo de las dos x en el NW de la matriz es que dado que las x muestran que I2 es una entrada esencial para ambas, A2 y A3; los direcciones responsables de estas dos actividades deben tener acceso a esta salida de IPP2 en particular. En la practica, esto puede no ser el caso, particularmente si el desarrollo de IPP2 ha sido inicializado por alguna de ellas. Si la misma dirección es responsable de ambos A2 y A3 es probable que no halla este problema.
La Cruz Maltesa se completa llenando en todas las x de la matrices del NW y NE para tener una visión integral de las actividades y de los flujos de información actividad a actividad considerados relevantes para la etapa 2 del área de interés de este proceso. De las matrices SW y SE se obtiene una visión de todas las IPP usados para procesar la información y la información procesada. Relacionando la mitad inferior de la Cruz Maltesa con la mitad superior, se identifican directamente un conjunto de cuestiones de la red total de procesamiento a la información por la existencia de una falta de coherencia indicada por un numero de x en las mismas columnas. Estas cuestiones son:
3 RELACIONES POSIBLES EN LA CRUZ MALTESA PARA EL DIAGNOSTICO.
- La existencia de más de una IPP proporcionando una entrada de información a una actividad ¿indica esto una duplicación de procesamiento de datos?
- ¿Podría eficientarse el procesamiento utilizando datos ya procesados por uno de estos IPP en lugar de procesar datos sin procesar?
- Hacer que los IPP existentes y sus salidas llenen las necesidades totales de información para cada actividad?
- Son los formatos respectivos de las salidas de los IPP soportando la misma actividad, consistentes, y es este formato el más útil para los propósitos de esa actividad?
- Es el dato proporcionado por el IPP requerido como un soporte para aquellas actividades diferentes a aquellas para las cuales es o fue diseñado?
Estas cuestiones pueden, naturalmente, ser preguntadas en una red de procesamiento de información existente o preguntadas cuando se propone desarrollar un nuevo IPP para introducirlo en la red. La cruz maltesa no da respuestas pero si dirige las cuestiones a las áreas relevantes. Es el caso de que las matrices NE y NW sean imágenes espejo de SE y SW entonces la red de procesamiento de datos existente es exactamente el requerido por el modelo de tarea primaria.